Datenquellen - Überblick
Datenquellen stellen in SEMYOU TEMPLATE die Grundlage für die Vorlagen-Generierung dar. Eine Datenquelle definiert hierbei Geschäftsobjekt mit Feldern und den entsprechenden Werten. Die folgenden Datenquellen werden in SEMYOU TEMPLATE unterschieden:
| Datenquellen-Typ | Beschreibung |
|---|---|
| BusinessUnit |
Das Datenquellen-Objekt BusinessUnit stellt eine Standard Datenquelle von SEMYOU TEMPALTE dar, welches fix für die Mandanten verwendet wird. Diese Datenquelle existiert nur einmal und kann nicht gelöscht werden. Die Attribute innerhalb diesen Objekt können frei definiert werden. Die hier festgelegten Attribute charakterisieren somit einen Mandanten. Die Werte dieser Attribute können über die Mandanten – Bearbeitung geändert werden. |
| UserProfile |
Das Datenquellen-Objekt UserProfile stellt eine Standard Datenquelle von SEMYOU TEMPALTE dar, welches fix für die Benutzerprofile verwendet wird. Diese Datenquelle existiert nur einmal und kann nicht gelöscht werden. Die hier festgelegten Attribute charakterisieren ein Benutzerprofil. Die Werte dieser Attribute können über die Profil-Bearbeitung geändert werden. |
| Custom | Die Custom Datenquellen stellen individuelle Datenquellen dar, die selbst erstellt und charakterisiert werden kann. Diese Datenquellen dienen als Grundlage für Formularfelder. |
Um die Datenquellen zu verwalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an SEMYOU TEMPLATE an: https://template.semyouonline.com
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Einstellungen > Datenquellen. Der Administrationsbereich wird angezeigt
Voraussetzungen
Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
- Sie besitzen ein SEMYOU Benutzerkonto
- Sie besitzen eine gültige TEMPLATE App-Lizenz
- Sie besitzen die App-Administrations Berechtigungen
Datenquelle: BusinessUnit
Die Datenquelle BusinessUnit stellt die Grundlage für Mandanten dar und beschreibt, welche Attribute innerhalb eines Mandanten zur Verfügung stehen.
Neues Attribut in BusinessUnit erstellen
Um ein neues Attribut in BusinessUnit zu erstellen, welches dann in den Vorlagen verwendet werden kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an SEMYOU TEMPLATE an: https://template.semyouonline.com
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Einstellungen > Datenquellen > BusinessUnit
- Wählen Sie Neues Feld
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für das neue Attribut, welcher noch nicht existiert. Achten Sie hierbei darauf, dass der Name keine Umlaute, Leerzeichen, Sonderzeichen o.ä. beinhaltet.
- Neben dem eindeutigen Namen besitzt jedes Attribut auch eine Kennzeichnung, die für die Verwendung des Attributs angezeigt wird. Die Kennzeichnung kann von dem Namen abweichen und auch Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen beinhalten.
- Optional haben Sie auch die Möglichkeit noch eine Kategorie und eine Beschreibung für das neue Attribut zu hinterlegen. Diese Informationen dienen lediglich zu Administrationszwecken.
- Legen Sie nun fest welchen Datentyp das neue Attribut besitzen soll. Wählen Sie hierbei zwischen den folgenden Datentypen aus: Text, Datum, Checkbox, Bild.
- Speichern Sie die Eingabe ab. Das neue Feld wurde nun erstellt und kann über die Mandanten-Bearbeitung entsprechend mit Werten befüllt werden. Des Weiteren steht das neue Feld auch für das Vorlagen-Design zur Auswahl zur Verfügung.
Datenquelle: UserProfile
Die Datenquelle UserProfile stellt die Grundlage für Benutzerprofile dar und beschreibt, welche Attribute innerhalb eines Benutzerprofiles zur Verfügung stehen.
Neues Attribut in UserProfile erstellen
Um ein neues Attribut in UserProfile zu erstellen, welches dann in den Vorlagen verwendet werden kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an SEMYOU TEMPLATE an: https://template.semyouonline.com
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Einstellungen > Datenquellen > UserProfile
- Wählen Sie Neues Feld
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für das neue Attribut, welcher noch nicht existiert. Achten Sie hierbei darauf, dass der Name keine Umlaute, Leerzeichen, Sonderzeichen o.ä. beinhaltet.
- Neben dem eindeutigen Namen besitzt jedes Attribut auch eine Kennzeichnung, die für die Verwendung des Attributs angezeigt wird. Die Kennzeichnung kann von dem Namen abweichen und auch Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen
Optional haben Sie auch die Möglichkeit noch eine Kategorie und eine Beschreibung für das neue Attribut zu hinterlegen. Diese Informationen dienen lediglich zu Administrationszwecken.
- Legen Sie nun fest welchen Datentyp das neue Attribut besitzen soll. Wählen Sie hierbei zwischen den folgenden Datentypen aus: Text, Datum, Checkbox, Bild.
- Speichern Sie die Eingabe ab. Das neue Feld wurde nun erstellt und kann über die Mandanten-Bearbeitung entsprechend mit Werten befüllt werden. Des Weiteren steht das neue Feld auch für das Vorlagen-Design zur Auswahl zur Verfügung.
Datenquelle: Custom
Neben den systembedingten Datenquellen wie BusinessUnit und UserProfile, besteht in SEMYOU Template auch die Möglichkeit, individuelle Datenquellen (Custom DataSources) zu definieren und mit Daten zu befüllen. Eine Custom-DataSource kann z.B. eine Kundenliste o.ä. darstellen, welche in Verbindung mit Formularen dann bei der Vorlagen-Generierung verwendet werden können.
In diesem Artikel lernen Sie:
- Was sind Custom-Data-Sources
- Wie erstelle ich eine neue individuelle Datenquelle (Custom Data-Source)
- Datenquelle mit Daten befüllen
Erstellen einer neuen individuellen Datenquelle
Um ein neue Datenquelle zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an SEMYOU TEMPLATE an: https://template.semyouonline.com
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Einstellungen > Datenquellen
- Wählen Sie Neu
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, welcher noch nicht existiert. Achten Sie hierbei darauf, dass der Name keine Umlaute, Leerzeichen, Sonderzeichen o.ä. beinhaltet. In unserem Beispiel nennen wir die Datenquelle: Kundenliste
- Vergeben Sie optional noch eine Beschreibung speichern Sie die neue Datenquelle ab.
- Wählen Sie nun die neue Datenquelle in der Liste aus.
- Definieren Sie nun die Attribute / Spalten der neuen Datenquelle über die Schaltfläche Neues Feld
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für das neue Attribut, welcher noch nicht existiert. Achten Sie hierbei darauf, dass der Name keine Umlaute, Leerzeichen, Sonderzeichen o.ä. beinhaltet. In unserem Beispiel definieren wir das Feld: Unternehmen
- Neben dem eindeutigen Namen besitzt jedes Attribut auch eine Kennzeichnung, die für die Verwendung des Attributs angezeigt wird. Die Kennzeichnung kann von dem Namen abweichen und auch Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen beinhalten. In unserem Beispiel definieren wir das Feld: Unternehmen
- Legen Sie nun fest welchen Datentyp das neue Attribut besitzen soll. Wählen Sie hierbei zwischen den folgenden Datentypen aus: Text, Datum, Checkbox, Bild. In unserem Beispiel definieren wir das Feld: Text
- Wir wiederholen nun die Schritte 8-10 für das Feld mit dem Namen: Empfaenger Sie haben nun erfolgreich die neue Datenquelle erstellt und charakterisiert
Datenquelle mit Daten befüllen
Nachdem die Datenquelle mit der Struktur im Vorfeld definiert wurde, kann anschließend die Daten-Befüllung erfolgen.
Die Daten müssen im standardisierten JSON – Format vorliegen.
Für unsere Datenquelle Kundenliste bedeutet dies nun
| Attribute | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|
| TenantGuid | Text |
Dieses Objekt-Attribut muss in jeder JSON-Datei vorhanden sein und ist für die interne Verarbeitung notwendig. Dieses Feld MUSS NICHT über die Attribute in der Datenquellenstruktur festgelegt werden. |
| IsDefault | Text |
Dieses Objekt-Attribut muss in jeder JSON-Datei vorhanden sein und ist für die interne Verarbeitung notwendig. Über dieses Attribut kann gesteuert werden, ob ein Datensatz standardmäßig ausgewählt werden soll. Dieser Wert kann entweder auf 0 oder 1 gesetzt werden. |
| Unternehmen | Text | Individuell erstelltes Attribut der Datenquelle |
| Empfaenger | Text | Individuell erstelltes Attribut der Datenquelle |
JSON-Format aus unserem Beispiel:
[
{
"TenantGuid": "",
"IsDefault": "0",
"Unternehmen": "Microsoft",
"Empfaenger": "Daniel Gregg"
},
{
"TenantGuid": "",
"IsDefault": "0",
"Unternehmen": "IBM",
"Empfaenger": "Michael Jordon"
}
]
Um diese Daten nun in die Datenquelle zu laden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an SEMYOU TEMPLATE an: https://template.semyouonline.com
- Wählen Sie im linken Navigationsmenü Einstellungen > Datenquellen
- Wählen Sie die Datenquelle aus. In unserem Beispiel Unternehmen
- Öffnen Sie das Kontextmenü > Daten
- Wählen Sie die lokale JSON Datei Diese Wird nach Auswahl in die Datenquelle geladen. Vor der Speicherung erfolgt eine Validierung der Datei nach Format und Inhalt.
- Nach erfolgreichem Upload können Sie die Daten in Form einer Tabelle einsehen bzw. die JSON abrufen.
Datentrennung nach Mandanten
Die Daten einer Datenquelle können sich entweder auf alle Mandanten oder spezielle Mandanten beziehen. Beide Varianten werden über das gleiche Data-Set im JSON Format abgebildet. Für diese Differenzierung wird das standardmäßig notwendige Attribut „TenantGuid“ verwendet, welches in jedem Data-Set vorhanden sein muss.
-
Fall 1: Gibt es Einträge in dem Data-Set bei denen das Attribut „TenantGuid“ KEINEN Wert enthält, so sind diese Daten für alle Mandanten gültig und auswählbar.
- Fall 2: Gibt es Einträge in dem Data-Set bei denen das Attribut „TenantGuid“ eine EINEN Wert enthält, so werden diese Daten für diesen Mandanten ausschließlich verwendet. Die Daten aus Fall 1 werden hierbei nicht angezeigt.
Mandanten-GUID
Die GUID der jeweiligen Mandaten können Sie über die Mandanten-Liste im Administrationsbereich einsehen.
Restriktionen
Die maximale Größe der JSON-Datei ist auf 5MB begrenzt!